Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 4 novembre 2026

Qui traite vos données

Skanio est édité par Venture IA, SAS, 55 boulevard de la Mer, 83700 Saint-Raphaël (RCS Fréjus 992 190 983).

Pour les données des copropriétés (résidents, incidents, interventions, documents, mails des gestionnaires), le syndic ou l’agence cliente est responsable du traitement. Venture IA agit comme sous-traitant : elle traite ces données uniquement pour fournir Skanio, selon les instructions de l’agence.

Pour les comptes clients, la facturation et les demandes de démonstration, Venture IA est responsable du traitement.

Données traitées

  • Identité et coordonnées : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, résidence et lot.
  • Suivi de la copropriété : incidents signalés, interventions, photos, signatures, devis et factures, documents, échanges entre le syndic, les prestataires et les résidents.
  • Boîtes mail et documents connectés par un gestionnaire : contenu des e-mails et fichiers auxquels il donne accès.
  • Données techniques : journaux de connexion (adresse IP, date, action) et journal des actions, pour la sécurité du service.
  • Facturation de l’agence : coordonnées et historique de paiement. Les numéros de carte sont traités par Stripe et ne sont jamais stockés par Skanio.
  • Pour les agences qui utilisent la prospection : données publiques (registre national des copropriétés, DPE de l’ADEME) et contacts des propriétaires, avec un lien de désinscription dans chaque message.

Finalités et bases légales

  • Fournir le service : suivi des incidents et des interventions, information des résidents, échanges avec les prestataires. Base légale : le contrat conclu avec l’agence.
  • Assurer la sécurité du service et prévenir les abus. Base légale : l’intérêt légitime.
  • Facturer et respecter les obligations comptables. Base légale : l’obligation légale.
  • Répondre aux demandes de démonstration. Base légale : les mesures précontractuelles prises à votre demande.

Boîtes mail connectées

Lorsqu’un gestionnaire connecte sa boîte mail (Gmail, Outlook ou IMAP) ou un espace de documents (Google Drive, OneDrive, Dropbox), Skanio lit les messages et fichiers auxquels il a donné accès pour les rattacher aux résidences, les classer et préparer des réponses. Aucun e-mail n’est envoyé sans sa validation. Le gestionnaire peut retirer cet accès à tout moment depuis les paramètres.

L’utilisation et le transfert à toute autre application des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d’utilisation limitée (Limited Use).

Utilisation de l’Assistant IA

Lorsque l’Assistant IA est activé, Skanio traite la question ou la consigne saisie ainsi que les seules données de copropriété auxquelles l’utilisateur est autorisé à accéder. Les interactions enregistrées comprennent la question, la réponse, les références des sources utilisées et, pour un brouillon, sa validation ou son refus. Le contenu complet des documents sources n’est pas recopié dans ce journal.

Ces données sont transmises au fournisseur du modèle d’IA (Anthropic) pour produire la réponse. Elles ne servent pas à entraîner des modèles d’IA.

L’agence choisit une durée de conservation comprise entre 30 et 365 jours. Les données expirées sont supprimées automatiquement et un administrateur de l’agence peut supprimer immédiatement tout l’historique IA depuis les paramètres. L’IA prépare des informations et des brouillons, mais aucune action ni aucun envoi n’est effectué sans validation humaine.

Standard téléphonique

Un cabinet peut choisir d’activer un standard téléphonique automatique ; il ne fonctionne que pour les cabinets qui l’ont activé. Lorsqu’il répond, l’assistant se présente dès sa première phrase comme un assistant automatique et indique que l’appel est transcrit pour le gestionnaire.

Skanio reçoit le numéro appelant, la transcription de l’appel, un résumé et les informations recueillies (objet de l’appel, résidence, description du problème, nom et numéro de rappel). Ces informations servent à rapprocher l’appel de la résidence et de la personne connue du cabinet, et à créer ou préparer le signalement. Skanio ne conserve aucun enregistrement audio. Un SMS de confirmation peut être envoyé au numéro appelant lorsqu’il s’agit d’un mobile.

La voix et la conversation sont traitées par ElevenLabs, la ligne téléphonique et les SMS par Twilio. La transcription et le résumé sont supprimés de Skanio selon la durée de conservation de l’historique IA choisie par le cabinet ; le signalement éventuellement créé suit la durée de conservation des données de la copropriété.

Prestataires

Skanio s’appuie sur les prestataires suivants, tenus à la confidentialité et à la sécurité des données :

  • IONOS SARL (France) : Hébergement du site et de la base de données, serveurs en Allemagne.
  • Cloudflare, Inc. (États-Unis) : Stockage des photos et documents, recherche dans les documents.
  • Anthropic, PBC (États-Unis) : Modèles d’IA de l’Assistant Skanio.
  • Resend (États-Unis) : Envoi des e-mails de la plateforme.
  • Stripe (Irlande) : Paiement des abonnements.
  • Twilio (États-Unis) : SMS, WhatsApp et numéro du standard téléphonique, lorsque l’agence les active.
  • ElevenLabs : Assistant vocal du standard téléphonique (reconnaissance et synthèse de la voix, transcription), lorsque le cabinet l’active.
  • Composio (États-Unis) : Connexion à OneDrive et SharePoint.
  • Brave (États-Unis) : Recherche d’entreprises pour les consultations, lorsque l’agence l’active.
  • Apple et Google : Notifications de l’application mobile.
  • HighLevel / LeadConnector (États-Unis) : Demandes de démonstration et prise de rendez-vous depuis le site.

Lorsqu’un gestionnaire connecte un service tiers (Google, Microsoft, Dropbox ou une autre application), les données sont lues chez ce service selon ses propres conditions.

Transferts hors de l’Union européenne

Certains prestataires sont établis aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD : décision d’adéquation (Data Privacy Framework) lorsque le prestataire y adhère, ou clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Durée de conservation

  • Données des copropriétés : pendant la durée du contrat avec l’agence. À la fin du contrat, l’agence peut demander l’export de ses données, qui sont ensuite supprimées.
  • Historique de l’Assistant IA : de 30 à 365 jours, selon le réglage de l’agence.
  • Transcriptions et résumés du standard téléphonique : même durée que l’historique de l’Assistant IA.
  • Pièces comptables et factures : 10 ans, comme l’exige la loi.
  • Demandes de démonstration : 3 ans après le dernier contact.

Sécurité

Les échanges sont chiffrés (HTTPS). Chaque utilisateur n’accède qu’aux résidences de son agence et de son rôle. Les jetons d’accès aux services connectés sont chiffrés, et les actions sensibles sont enregistrées dans un journal.

Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité de vos données.

Si vous êtes résident ou prestataire, adressez-vous en priorité à votre syndic, responsable de vos données. Vous pouvez aussi nous écrire : nous transmettrons votre demande à l’agence concernée. Contact : serviceclient@venture-ia.com.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

Cookies

La plateforme utilise uniquement des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement, comme le cookie de session qui vous garde connecté. Ils ne demandent pas de consentement.

Sur le site vitrine, le calendrier de prise de rendez-vous est fourni par LeadConnector, qui peut déposer ses propres cookies. Il ne se charge que si vous cliquez sur « Afficher le calendrier ». Le bouton « Réserver ma démo » ouvre ce même calendrier dans un nouvel onglet, sur le site de LeadConnector. Skanio n’utilise aucun cookie publicitaire ni outil de mesure d’audience.